Ägande och kontroll
För att samarbetet/affären/upphandlingen ska bli lyckad är det viktigt att alla parter har väl avvägd tillgång till eller kontroll över det som skapas, inte för mycket och inte för lite.
Självklart kan det kännas säkrare och bättre att äga så mycket som möjligt av en lösning, men med större ägande kommer också ett högre pris samt mer krav och ansvar.
För att offentlig sektor ska kunna stimulera ett ökat nyttiggörande och kommersialisering av innovation på marknaden, är det nödvändigt att vi har förståelse för vad potentiella leverantörer behöver ur ett affärsperspektiv. Ett större ägandeskap av immateriella tillgångar, ökar handlingsutrymmet inför framtida affärer för leverantören.
Vem av parterna som ska äga och vilken kontroll parterna ska ha över de immateriella tillgångarna, inklusive de immateriella rättigheterna, bör analyseras och beaktas redan i förberedelseskedet, d.v.s. när upphandlingsunderlaget utformas inför annonsering. Det ska vara tydligt i ramavtalet eller kontraktet för att främja önskad användning av lösningarna. Om leverantören får begränsad ägande- och nyttjanderätt till de immateriella tillgångarna kan det hämma företagets framtida affärsmöjligheter och tillväxt.
Om den upphandlande organisationen önskar att överta och ha hela ägandeskapet över de immateriella rättigheterna kommer den att dels högst troligen behöva betala ett högre pris för anskaffningen, dels behöva avsätta resurser till förvaltning av det anskaffade. Exempelvis kan det handla om att hålla en programvara uppdaterad så att den förblir användbar i förhållande till bland annat nya tekniska förutsättningar, samhällets utveckling och/eller nya regler.
Om behoven inte kan tillgodoses av det som upphandlats kan det utöver brist i verksamheten leda till badwill för den upphandlande organisationen. Anta till exempel att en upphandlande organisation erhåller äganderätten till de immateriella rättigheterna till en upphandlad systemlösning för äldreomsorgen. Med ägandet följer ansvar för förvaltning av systemlösningen. Om och när systemlösningen kräver uppdatering och vissa strukturella förändringar för att tillgodose omsorgsbehovet måste den upphandlande organisationen till att det görs. Skulle förvaltningen brista kan det resultera i sämre omsorg och därutöver kan badwill uppstå. Det är viktigt att analysera om den upphandlande organisationen har förvaltningsförmåga och om ägande verkligen är nödvändigt. I många lägen kan det mest fördelaktiga vara att leverantören har ägandeskap medan den upphandlande organisationen har en för behovet anpassad nyttjanderätt.
Vi har delat in graden av kontroll i 3 nivåer för att åskådliggöra olika behov hos den upphandlande organisationen, se en utförligare beskrivning i länken.
Dessa nivåer är exempel och verkligheten kan vara en glidande skala och innehålla olika kombinationer av fler nivåer. Nedan följer en mer detaljerad förklaring av de olika nivåerna, där vi tänker oss en upphandling av en mjukvara för att exemplifiera skillnaden mellan dem.