Behovsanalys och marknadsundersökning

När det inte finns ett befintligt avtal som täcker vårt behov av en vara eller tjänst så behöver vi göra en upphandling som startar med en behovsanalys och marknadsundersökning. Här slår vi till exempel fast:

• hur en vara eller tjänst ska användas i verksamheten,
• vem eller vilka som ska använda den,
• vilka krav vi ska ställa på leverantören och produkten,
• vilka resultat och effekter vi vill se när varan eller tjänsten
  är implementerad i verksamheten. 

Vi analyserar också den aktuella marknaden och tar reda på vilka leverantörer som kan erbjuda den efterfrågade varan eller tjänsten och om det exempelvis är pris eller kvalitet som driver en viss leverantörsgrupp.

Affärsstrategi

Inför att vi genomför våra upphandlingar utarbetar PRV en affärsstrategi. Den omfattar exempelvis en uppdragsbeskrivning av den vara eller tjänst som ska upphandlas, inköpsanalys av tidigare avtal, tydliga affärs- och effektmål som PRV vill uppnå genom upphandlingen samt en upphandlingsstrategi som anger val av upphandlingsförfarande och hur affären kan drivas på bästa sätt. Om inköpet har stor strategisk påverkan på PRV:s verksamhet kan även en risk- och möjlighetsanalys behöva genomföras.

Upphandlingsdokument

Nästa steg i upphandlingen är att utforma upphandlingsdokumenten som skickas ut till leverantörerna på den aktuella marknaden. Upphandlingsdokumenten syftar till att du som anbudsgivare ska veta vilken vara eller tjänst vi avser att köpa in och vilka krav vi ställer på produkten och leverantören. Upphandlingsdokumenten består av flera delar, till exempel:

• administrativa villkor för upphandlingens genomförande,
• tekniska kravspecifikationer,
• anbudsutvärdering och tilldelningskriterier,
• kontraktsförslag som ska gälla under avtalstiden,
• bilagor som anbudsgivaren eventuellt ska fylla i.

Annonsering

När upphandlingsdokumenten har färdigställts annonseras upphandlingen elektroniskt genom upphandlingsverktyget e-Avrop. Även riktade direktupphandlingar utan föregående annonsering publiceras genom e-Avrop. Alla upphandlingar över tröskelvärdet annonseras dessutom i EU:s databas Tenders Electronic Daily (TED).

Anbud

När anbudstiden gått ut öppnas alla anbud inom ramen för en elektronisk process i upphandlingsverktyget e-Avrop. PRV öppnar anbuden så snart som möjligt efter anbudstidens slut. Anbudsgivaren eller anbudssökanden får inte delta vid öppningen, men har möjlighet att begära att en person utsedd av en handelskammare närvarar (och får då stå för kostnaden för det).

Anbud kan endast lämnas in elektroniskt genom upphandlingsverktyget e-Avrop och det är därför inte möjligt för en anbudsgivare att skicka in handlingarna efter det att anbudstiden gått ut via e-post eller vanlig postgång.

Kvalificering och anbudsprövning

När anbuden öppnats utvärderas de inkomna anbuden. I första steget sker en prövning av om anbudsgivaren uppfyller de kvalificeringskrav som ställts i upphandlingsdokumenten. Anbudsgivare som inte lämnat in anbud i rätt tid eller som inte klarar kvalificeringen får inte vara med i den fortsatta anbudsutvärderingen.

I nästa steg kontrolleras att anbuden uppfyller samtliga ställda "ska-krav". Om det finns några ofullkomligheter eller reservationer mot ska-kraven antas inte anbudet. I sista steget värderas de återstående anbuden enligt utvärderingskriterierna i upphandlingsdokumenten.

I vissa upphandlingar använder PRV så kallad begränsad kontroll, vilket innebär att vi endast kontrollerar kvalificeringskraven för de anbud som kan bli aktuella för tilldelning. Fördelen med ett sådan förfarande är att utvärderingen underlättas i sådana upphandlingar med ett relativt stort antal anbudsgivare och där utvärderingsmodellen inte är så omfattande. Samtidigt belastas heller inte samtliga anbudsgivare med uppgiften att redan i anbudet skicka in bevis för att visa att de uppfyller kvalificeringskraven. 

Tilldelningsbeslut

Resultatet av utvärderingen dokumenteras i ett upphandlingsprotokoll och när det står klart vilken anbudsgivare som bäst motsvarar PRV:s behov och krav, utformas ett tilldelningsbeslut som anger vilken leverantör som ska tilldelas kontraktet. Därefter skickas tilldelningsbeslut och upphandlingsprotokoll ut till samtliga leverantörer som lämnat in anbud med en tydlig motivering till valet av leverantör. 

Innan PRV tecknar avtal använder vi ofta en frivillig avtalsspärr som gäller i minst 10 dagar. Det betyder att övriga leverantörer som lämnat anbud i en upphandling har möjlighet att överklaga tilldelningsbeslutet under spärrtiden. Så snart avtalsspärren släpper kan ingen annan leverantör invända mot PRV:s val av avtalspartner.

Avtalsskrivning

PRV och vinnande leverantör/leverantörer ingår avtal genom att behöriga företrädare för bägge parter undertecknar avtalet i två likalydande exemplar. Det är generaldirektören eller dennes ställföreträdare som har behörighet att underteckna de avtal som PRV ingår. PRV tillämpar elektronisk signering i syfte att erbjuda en effektiv och säker process för avtalsteckning.

PRV använder i de flesta upphandlingar en färdig avtalsmall med allmänna avtalsvillkor som sedan kompletteras med specifika villkor för den enskilda affären.

Avtalsuppföljning

När en upphandling är avslutad och avtalsskrivningen avslutats utser PRV en intern avtalsägare med ansvar för att kontinuerligt följa upp avtalet och affären under kontraktstiden. Det kan handla om att kontrollera att leveranser och fakturerade belopp stämmer med avtalet, hålla löpande kontakt med leverantören, säkerställa att avtalet används på rätt sätt, bevaka när avtalet löper ut eller meddela om det uppstår behov av förändringar i avtalet.

Kategoristyrning

Samtliga avtal PRV tecknar med leverantörer och externa samarbetspartners knyts till en specifik inköpskategori. PRV genomför sedan regelbundet en samlad affärsstrategisk översyn av avtalen inom respektive inköpskategori, i syfte att identifiera kostnadsbesparingar, synergieffekter och utarbeta strategiska mål vid planering av nya upphandlingar.