Strategiskt verktyg för den goda affären

Den övergripande målsättningen vid inköp och upphandling är att skapa förutsättningar för PRV att kunna göra goda och långsiktigt hållbara affärer. Upphandling ska användas som ett strategiskt verktyg för myndigheten att uppfylla mål och uppdrag, samt uppnå förnyelse, kvalitet och effektivitet i verksamheten. Den goda affären ska bidra till mervärden i form av verksamhets- och kundnytta, säkerställa att varor och tjänster som levereras uppfyller ställda kvalitetskrav, till rätt pris utifrån leverantörsmarknaderna.

Effektiva inköp

Inköp och upphandling har en tydlig och direkt påverkan på PRV:s målsättning att bedriva en kostnadseffektiv verksamhet och ha en ekonomi i god balans. PRV ska tillämpa totalkostnadssyn för att optimalt kunna styra och reducera sina inköpskostnader och säkerställa att de varor och tjänster som köps in totalt sett är de mest prisvärda. Hög prismedvetenhet och inköpskompetens är avgörande för den goda affären.

En elektronisk inköpsprocess skapar förutsättningar för effektiva inköp och PRV ska så långt som möjligt utnyttja elektroniska upphandlings- och inköpsverktyg vid upphandling, beställning av varor och tjänster samt fakturahantering.

PRV:s direkta kostnader ska när så är möjligt reduceras genom att samordningsfördelar skapas på grundval av t ex avtalade volymrabatter, koncentration av inköp till färre leverantörer samt samordning av inköp inom organisationen eller med andra upphandlande myndigheter.

Affärsmässighet och konkurrens

Affärsmässighet, god affärsetik och en väl fungerande konkurrens ska prägla PRV:s leverantörsrelationer. PRV ska ha ett öppet, enhetligt och objektivt agerande i alla upphandlingar och behandla alla leverantörer på ett likvärdigt och icke-diskriminerande sätt.

PRV ska skapa förutsättningar för en ökad konkurrens vid upphandling genom att underlätta för små och medelstora leverantörer att lämna anbud, genom att exempelvis ställa proportionerliga och funktionella krav som inte är onödigt begränsande samt verka för förenkling när detta är möjligt.

PRV ska uppfattas som en professionell beställare och avtalspart. PRV ska använda leverantörsdialog vid upphandling i syfte att kartlägga och förstå leverantörsmarknaderna så att de krav som ställs är relevanta och leder till optimala lösningar i förhållande till verksamhetens uppdrag och mål. Inköpsarbetet ska vara behovs- och faktabaserat viket leder till en förutsägbarhet som inger förtroende i förhållandet till leverantörsmarknaderna. PRV ska eftersträva öppenhet, transparens och tydlighet vid kvalificering, utvärdering och tilldelningsbeslut.

PRV ska utarbeta ändamålsenliga avtal och tillämpa avtalstrohet gentemot de leverantörer myndigheten ingått avtal med. PRV ska i dialog med leverantörerna följa upp ställda krav och tecknade avtal.

En rättssäker upphandling

PRV ska bedriva inköp och upphandling i enlighet med interna riktlinjer, styrdokument samt gällande lagstiftning. PRV ska ha en hög efterlevnad av regelverk och de medarbetare som genomför inköp och upphandlingar ska ha relevant kunskap om rättsområdet.

PRV ska vid upphandling genomföra en riskanalys i samband med att behovsanalys- och marknadsundersökning påbörjas för att undvika att situationer av jäv och korruption uppstår. Vidare ska PRV:s riktlinjer avseende mutor och andra oegentligheter tillämpas vid inköp och upphandling.

För att öka rättssäkerheten vid upphandling ska PRV ha väl fungerande metoder för strukturerad avtalsuppföljning. Genom att följa upp ingångna avtal kan dess leveranser avseende kvalitet och effektivitet säkerställas, samtidigt som myndigheten medverkar till att främst seriösa leverantörer konkurrerar om offentliga kontrakt.

För att undvika överprövning och rättsprocesser som grundar sig på missförstånd eller osäkerhet vad gäller upphandlingsdokument eller kontraktstilldelning, ska PRV så långt det är möjligt utnyttja de möjligheter till kommunikation och leverantörsdialog som finns i alla delar av inköpsprocessen.

En ansvarsfull upphandling och hållbar utveckling

PRV ska genomföra ansvarsfulla och medvetna upphandlingar som bidrar till social utveckling och en etiskt ha?llbar produktion av varor och tjänster. PRV ska så långt det är möjligt ställa krav på social hänsyn, arbetsrättsliga och miljömässiga krav. Sådana krav ska vara relevanta i förhållande till behovet, kostnadseffektiva och uppföljningsbara till en rimlig kostnad.

Vid ansvarsfull och hållbar upphandling är avtalsuppföljning av central betydelse och det är genom att kontrollera att leverantörerna verkligen efterlever ställda krav som social hänsyn, sysselsättningsfrämjande effekter och miljövinster kan säkerställas och realiseras.

Att använda Kammarkollegiets statliga ramavtal är en möjlighet för PRV att säkerställa att miljökrav ställs på de varor och tjänster som köps in. Om behov föreligger finns det i flera fall möjligheter att ställa ytterligare krav med miljöhänsyn vid en förnyad konkurrensutsättning.

Främjar innovation och leverantörsutveckling

PRV ska främja leverantörers kreativitet och innovationsförmåga genom att vid upphandling initiera tidig dialog med potentiella leverantörer och andra branschaktörer och så långt som möjligt ställa krav på funktion istället för specifika lösningar eller detaljerade krav på varor och tjänster.

En annan möjlighet för PRV att främja innovation och leverantörsutveckling är att använda förhandlat förfarande som strategival vid upphandling över tröskelvärdena och att genom leverantörsdialog under anbudsprocessen driva på utveckling av nya lösningar som stödjer och utvecklar den egna verksamheten.