Patent- och registreringsverket (PRV) måste hantera vissa personuppgifter för att kunna utföra de uppgifter som PRV är ansvarigt för. Enligt artikel 13 i GDPR (General Data Protection Regulation) är PRV skyldigt att informera den som är berörd om hur personuppgifter behandlas.

Vilka kan få tillgång till dina personuppgifter?

Många handlingar som skickas till PRV blir så kallade allmänna handlingar. Uppgifter i dessa handlingar kan komma att lämnas ut till allmänheten enligt offentlighetsprincipen, men också komma att användas internt på PRV.

Ändamål och rättslig grund för behandlingen av dina personuppgifter

Syftet med PRV:s särskilda register (såsom patentregistret, varumärkesregistret, mönsterskyddsregistret, registret för periodiska skrifter) är att den information som ingår i registren ska vara tillgänglig för allmänheten.

PRV behandlar endast sådana personuppgifter som är nödvändiga för att myndigheten ska kunna fullgöra sina rättsliga förpliktelser. Personuppgifter kan behandlas som ett led i PRV:s myndighetsutövning och för att PRV ska kunna utföra vissa uppgifter av allmänt intresse.

Behandlingen av personuppgifter enligt ovan sker i enlighet med EU-förordning 2016/679 (Art 6.1c, e) samt;

• 1 kap 2 § Varumärkesförordningen (2011:594)

• 7, 38, 38 a-b §§ Patentkungörelsen (1967:838)

• 20 a § Mönsterskyddsförordningen (1970:486)

• 5 kap Tryckfrihetsförordningen (1949:105)

PRV:s instruktioner framgår av förordning (2007:1111) med instruktion för Patent- och registreringsverket:

PRV tillhandahåller information och utbildning som har till syfte att långsiktigt främja tillväxten samt stärka innovationsförmågan och konkurrenskraften i hela landet. PRV ska informera i syfte att bidra till ökad förståelse för immateriella tillgångar och rättigheter.

Patent- och registreringsverket får bedriva uppdragsverksamhet, i syfte att tillhandahålla konsulttjänster för granskning och annan rådgivning, ombesörja bevakning av avgifter för patent, varumärken och mönsterskydd, bedriva kurs- och utbildningsverksamhet samt tillhandahålla tjänster avseende verkets dokumentation.

Patent- och registreringsverket får bedriva tjänsteexport som är direkt kopplad till myndighetens verksamhetsområde och som ligger inom ramen för det uppdrag som anges i denna instruktion eller i annan förordning. 

Personnummer

PRV kan med stöd av lag behandla vissa personuppgifter, såsom exempelvis namn, adress och e-postadress. För att säkert kunna identifiera dig kan du också ange ditt personnummer. Fördelen med att behandla personnummer är att du själv kan få information om dina ärenden genom att använda tjänster för elektronisk kommunikation, till exempel Mina sidor. För att använda tjänsten Mina sidor behöver PRV behandla personuppgifter i form av personnummer. Personnumret kommer då att behandlas i de system som hanterar ärenden om exempelvis patent, varumärke och mönsterskydd och sker med stöd av 3 kap. 10 § i lag (2018:218) med kompletterande bestämmelser till EU:s dataskyddsförordning (GDPR).

Känsliga personuppgifter (särskilda kategorier av personuppgifter)

Vissa personuppgifter betraktas som extra skyddsvärda och kategoriseras i GDPR då som s k känsliga personuppgifter. Som exempel kan nämnas direkta uppgifter om hälsostatus eller indirekta uppgifter,

Till exempel avseende personliga matpreferenser vid sammankomster som anordnas av PRV. Information om kostpreferenser kan härledas till hälsa, politisk åskådning eller religion. Vanligtvis behandlar inte PRV känsliga personuppgifter, men i de fall det förekommer sker det med stöd av GDPR Art 9.2.g och de raderas efter sammankomsten.

PRV behandlar även vissa känsliga personuppgifter avseende anställda personer vid myndigheten för att PRV ska kunna hantera arbetsrättsliga rättigheter och förpliktelser, med stöd av GDPR Art 9.2.b,g-h.

PRV har tidigare varit ansvarig myndighet för namnarkivet och förvarar med anledning av det fortfarande handlingarna inom myndigheten. De personuppgifter som kan utgöra så kallade känsliga personuppgifter i namnarkivet (t.ex. uppgifter om könsbyte), behandlas med stöd av GDPR Art 9.2g.

Överföring av personuppgifter till tredje land

Personuppgifter kan komma att överföras till tredje land om det är nödvändigt för att PRV ska kunna fullgöra sina rättsliga förpliktelser eller för utföra vissa uppgifter av allmänt intresse. All sådan överföring sker med en situationsanpassad skyddsnivå och med stöd av GDPR.

PRV får med stöd av myndighetsinstruktionen till en stat som inte ingår i Europeiska unionen eller är ansluten till europeiska ekonomiska samarbetsområdet föra över personuppgifter i den utsträckning uppgifterna ingår i patent-, varumärkes- eller mönsterdokumentation som utgör allmän handling hos verket, eller ingår i verkets särskilda register och deras diarium.

Hur länge sparar vi personuppgifter?

Som statlig myndighet är PRV skyldig att spara vissa inkomna handlingar om de är av betydelse för myndighetens arbete. Behandlingen av personuppgifter i PRV:s särskilda register, grundar sig bland annat på PRV:s skyldighet att föra register enligt lag. Gällande personuppgifter av aktuella slag syftar registret och diariet till att tillhandahålla uppgifter för bland annat affärsverksamhet, eller annan allmän eller enskild verksamhet är den information som ingår i registret utgör underlag för prövningar eller beslut. PRV kan därmed inte radera personuppgifter som ingår i dessa särskilda register.

Personuppgifter som lämnas i samband med PRV:s uppdragstjänst samt prenumerationer av PRV:s produkter sparas bara så länge som krävs för att kunna expediera beställningen och är relevant för uppdraget.  Personuppgifter som lämnas i samband med anmälningar till utbildningar och informationsverksamhet, sparas bara så länge som det är relevant inom PRV:s informationsuppdrag.

Fakturaunderlag sparas enligt gällande bokföringsregler.

Dina rättigheter

Du har alltid rätt att ta del av de personuppgifter som berör dig och kan begära att personuppgifterna rättas, raderas eller begränsas. Du har även rätt invända mot behandlingen om du anser att PRV hanterar dina personuppgifter felaktigt. Är du inte nöjd med PRV:s behandling av personuppgifter kan du ge in klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten.

Kontakta oss

Personuppgiftsansvarig är Patent- och registreringsverket, Box 5055 102 42 Stockholm. Det är myndigheten som ansvarar för de personuppgifter som finns i PRV:s register och ska se till att uppgifterna behandlas på ett korrekt sätt.

Dataskyddsombudet nås på 08-7822591 eller 072-5969591 

E-post till Dataskyddsombudet:dpo@prv.se