Guide till insynsrapportering
I denna guide får du information om vad en insynsrapport ska innehålla, hur uppgifterna ska redovisas i årsredovisningen samt hur insynsrapporterna ska göras tillgängliga.
Bakgrund
Under 2023 genomfördes en förstudie inom ramen för PRV:s tillsynsverksamhet avseende insynsrapporter enligt kapitel 10 i lag (2016:977) om kollektiv förvaltning av upphovsrätt (LKFU). Förstudien utvisade att det fanns vissa oklarheter i lagstiftningen och i hur både PRV och tillsynsobjekten tolkade den.
Denna guide ger förslag på lösningar som klargör hur dessa oklarheter ska hanteras av tillsynsobjekten för att säkerhetsställa att hanteringen följer gällande lagstiftning (LKFU).
Checklista
Nedan följer en checklista som beskriver vad en insynsrapport ska innehålla samt hur dessa uppgifter ska redovisas i årsredovisningen, om du som ansvarar för tillsynsobjektets rapportering inte väljer att särredovisa dem i en separat insynsrapport.
Enligt 10 kap.7 § LKFU kan en kollektiv förvaltningsorganisation avstå från att ta fram en separat insynsrapport, förutsatt att alla relevanta uppgifter inkluderas i tillsynsobjektets årsredovisning. För att underlätta för intressenter att hitta dessa uppgifter och säkerställa att de är korrekt rapporterade, bör uppgifterna markeras tydligt i årsredovisningen. Exempelvis kan en fotnot användas för att koppla uppgiften till ett specifikt frågenummer i den ovan nämnda checklistan.
Det bör tydligt framgå:
- Att uppgiften skulle ha ingått i en insynsrapport.
- Vilket frågenummer i checklistan uppgiften avser.
- Att uppgiften är tydligt markerad med en avvikande färg eller typsnitt, så att den är lätt att hitta i årsredovisningen.
Hur insynsrapporterna ska hållas tillgängliga
Enligt 10 kap. 6 § LKFU ska en insynsrapport hållas tillgänglig på organisationens webbplats inom åtta månader från utgången av det räkenskapsår som rapporten avser, och därefter under minst fem år. Lagen specificerar dock inte hur insynsrapporten ska göras tillgänglig eller vilken grad av tillgänglighet som krävs.
Enligt PRV:s uppfattning bör insynsrapporten vara mycket lätt att hitta på organisationens webbplats för en genomsnittlig internetanvändare. Detta kan exempelvis uppnås genom att rapporten placeras på en särskild sida för insynsrapporter, som återfinns i webbplatsens menysystem nära eller på samma plats som årsredovisningarna. Om webbplatsen har en sökfunktion, ska insynsrapporten vara enkel att söka fram med hjälp av denna.